Juridische achtergrond

Inkopers uit de overheid dienen zich te houden aan wettelijk vastgelegde procedures bij het verwerven van goederen of het laten uitvoeren van diensten of werken. Bovenal dienen zij rekening te houden met basisprincipes zoals de vrije toegang tot overheidsopdrachten, de gelijke behandeling van kandidaat-aannemers, -leveranciers en -dienstverleners en de transparantie van procedures.

De gunning van een overheidsopdracht verloopt volgens een bepaald stramien waarbij verschillende fases te onderscheiden zijn. Tijdens deze fases is het mogelijk om rekening te houden met duurzame ontwikkeling. Hier volgt een zeer beknopt overzicht van de mogelijkheden die geboden worden door de wetgeving op de overheidsopdrachten:

Het voorwerp van de opdracht is een omschrijving van het aan te kopen product of de uit te voeren dienst. Het kan ook worden uitgedrukt in na te streven prestaties van het gewenste product of de gewenste dienst. Door te vermelden dat de aanbestedende overheid op zoek is naar milieuvriendelijke of sociaal verantwoorde producten of diensten, wordt de aandacht van de inschrijver onmiddellijk op duurzaamheid gericht.
 
De technische specificaties zijn een verdere uitwerking van het voorwerp van de opdracht, op basis waarvan bedrijven kunnen oordelen of ze geïnteresseerd zijn in het bestek. De wetgeving laat verschillende formuleringen toe van de eigenschappen van het product of de dienst. Voor milieuaspecten kan bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van technische normen of vereisten uit de lastenboeken van bepaalde milieukeuren. Voor sociale aspecten kan bijvoorbeeld verwezen worden naar technische bepalingen inzake toegankelijkheid in gebouwen (rolstoelgebruikers) of leesbaarheid van websites (slechtzienden). In alle gevallen zijn technische specificaties minimumvereisten waaraan elke geldige offerte van een inschrijver moet voldoen. Als uit een offerte blijkt dat er niet voldaan wordt aan een van deze vereisten, dan dient deze offerte geweerd te worden.
 
In de gunningsfase beoordeelt de aanbestedende overheid de kwaliteit van de aangeboden offertes. Naast het vaak voorkomend gunningscriterium ‘prijs’ kunnen ook andere criteria worden gebruikt. In tegenstelling tot de technische specificaties die als mimimale vereisten gezien worden, laten gunningscriteria een meer dynamische beoordeling toe. Offertes die aan meerdere gunningscriteria voldoen, hebben daardoor een concurrentievoordeel in de uiteindelijke beslissing van de aanbestedende overheid. Gunningscriteria laten de aanbestedende overheid toe om beter om te gaan met onzekerheden over de beschikbaarheid op de markt. Vaak worden de gunningscriteria daarom gekoppeld aan een puntensysteem. Ten slotte dienen gunningscriteria, net zoals de technische specificaties, altijd in nauw verband te staan met het voorwerp van de opdracht.
 
In de kwalitatieve selectie (uitsluiting) kunnen inzenders van offertes geweerd worden op basis van hun persoonlijke toestand. Het betreft onder meer faillissement, fraude, veroordelingen op basis van inbreuken op de (milieu- of sociale) wetgeving of zware beroepsfouten in het kader van een vorige opdracht.
 
In de kwalitatieve selectie (technische capaciteit) kunnen aanbestedende overheden peilen naar de (milieu-)technische draagkracht van een kandidaat-inschrijver om een bepaalde opdracht uit te voeren. Hiervoor kunnen milieuzorgsystemen (EMAS, ISO 14.001, …) als bewijsmateriaal gebruikt worden. Voor de sociale aspecten kan bijvoorbeeld gevraagd worden naar referenties van eerder uitgevoerde opdrachten met aandacht voor de integratie van werklozen, jongeren, … in het arbeidsproces
 
De uitvoeringsvoorwaarden zijn de contractvoorwaarden die de geselecteerde inschrijver en opdrachtnemer van de opdracht moet naleven bij de uitvoering van de opdracht.  Vooral in het kader van dienstverlening (catering, vormingen, schoonmaakdiensten, enz.) zijn er heel wat mogelijkheden om rekening te houden met duurzame aspecten. Hierbij kan gedacht worden aan tewerkstellingsclausules voor jongeren en werklozen, het in acht nemen van de ILO-Conventies, rekening houden met specifieke lokale milieurichtlijnen, enz.
 
 
Bovenstaande fases zijn een greep uit de verschillende technieken die ingezet kunnen worden om rekening te houden met duurzame ontwikkeling in overheidsopdrachten. Daarnaast kan de keuze van bepaalde procedures of het werken met varianten eigen duurzame accenten leggen.
 
Inkopers worden steeds aangeraden om aan het begin van het inkoopproces zich voldoende te informeren over de marktsituatie. Alleen op die manier is een realistische inschatting van een duurzaam bestek mogelijk en bestaat er enige kans op de ontvangst van degelijke offertes. Het kan niet genoeg herhaald worden dat de tijd die een inkoper uittrekt voor een grondig marktonderzoek en de opmaak van een zorgvuldig bestek bijna altijd ten voordele zal zijn van de rest van de inkoopprocedure. Daardoor kunnen potentiële problemen voorzien worden. In het ergste geval dient de hele procedure overgedaan worden.

De marktverkenning kan gevoerd worden door potentiële leveranciers te bevragen over hun aanbod van duurzame producten en diensten, door het internet, catalogi en brochures te raadplegen, door milieu of sociale experten binnen de eigen dienst te bevragen, of door andere overheidsdiensten, een helpdesk of koepelorganisaties te contacteren. Daarbij is het belangrijk om op zoek te gaan naar een aanbod dat door meerdere duurzame bedrijven gegarandeerd kan worden (vrijemarktprincipe). Voor potentiële inzenders van offertes dient het wel steeds duidelijk te zijn dat het marktonderzoek buiten de eigenlijke overheidsopdrachtenprocedure valt.  
 
In deze marktverkenning kan ook nagegaan worden of de opdracht mededinging door de kmo of sociale economiebedrijven toelaat. Door bepaalde opdrachten te reserveren of door opsplitsing in kleinere percelen kunnen er kansen geboden worden voor dit soort van bedrijven.